چرا به نرم افزار دبیرخانه نیاز داریم و مزایای آن چیست؟

دبیرخانه یکی از واحدهای عملیاتی مهم در حوزه اداری است که وظیفه ثبت و مدیریت مرسولات در شرکتها و سازمانها را برعهده دارد. این واحد که در شرکتها و سازمانهای بزرگ می تواند یک حوزه و دفتر کاری مستقل با چند کارمند و مدیر داشته باشد مسئولیت کنترل و ثبت انواع مکاتبات عادی و محرمانه وارده و صادره را برعهده دارد. این مسئولیت در شرکتهای خصوصی معمولا برعهده مسئولین دفاتر می باشد.

در عمل، دبیرخانه دروازه اصلی ورود و خروج مکاتبات رسمی با مجموعه های خارج از سازمان است و مسئولیت کنترل کیفی محتوای املایی نامه ها، استفاده از سربرگهای مناسب، شیوه های ارسال متناسب با مکاتبه، شماره گذاری صحیح ، قابل ردیابی بودن، کنترل امضای مجاز و رسیدن نامه به گیرندگان را برعهده دارد. معمولا این واحد پاسخگوی ارباب رجوع، براساس مکاتباتی که با سازمان دارند و پیگیری کننده نتیجه انجام کارها و ارسال کننده پاسخ به سازمانها و افراد در قالب نامه های صادره می باشد.

در این مقاله به بررسی دبیرخانه سنتی و دبیرخانه مکانیزه (نرم افزار دبیرخانه) می پردازیم و به دو سوال پاسخ می دهیم که «آیا می توان نرم افزار دبیرخانه را جایگزین دبیرخانه سنتی کرد یا خیر؟ » و «پیاده سازی نرم افزار دبیرخانه حرفه ای چه مزایایی برای یک مجموعه خواهد داشت؟ »

مسئول دبیرخانه نقش بسیار مهمی در یک شرکت یا سازمان ایفا می کند و نتایج حاصل از آزمایشهای تجربی نشان داده است. که اگر تعداد مکاتبه های یک سازمان یا شرکت زیاد باشند، مسئولین دبیرخانه به صورت تمام وقت درگیر ثبت نامه های وارده و ارسال نامه های صادره هستند.

در زمانهای قدیم نگهداری و ثبت این مستندات در دفاتر اندیکاتور کاغذی انجام می شد و در عصر فناوری، استفاده از نرم افزار دبیرخانه در کنار نرم افزارهای اتوماسیون اداری موجب بهینه شدن کارها در واحدهای دبیرخانه شده است.

با استفاده از نرم افزار دبیرخانه، یک یا چند تیم کاری اداری می توانند اطلاعات نامه های وارده و صادره سازمان را در دفاتر ثبت الکترونیک وارد نموده و آنها را با استفاده از اتوماسیون اداری در کارتابلها به گردش درآورند. شماره گذاری نامه ها به صورت خودکار انجام می شود و خطای انسانی نخواهیم داشت. سطح دسترسی افراد مختلف براساس سطح محرمانگی می تواند متفاوت باشد که در پیاده سازی نرم افزار باید مدنظر قرار گیرد.

ویژگی های نرم افزار دبیرخانه:

۱.عدم نیاز به دفتر اندیکاتور چاپ شده

پیاده سازی دفاتر اندیکاتور مختلف به صورت الکترونیک و با سطح دسترسی خاص
تولید شماره ثبت به صورت اتوماتیک و استفاده از روشهای شماره گذاری دلخواه
امکان انتخاب عطف و پیرو از نامه های موجود و مشاهده آنها به صورت لینک کنار نامه در کارتابل
ثبت تاریخ اتوماتیک بر روی نامه و عدم امکان دستکاری تاریخ ها
انتخاب گیرنده نامه از لیست طرف های مکاتبه (نامه صادره) و چارت سازمانی (نامه وارده و داخلی)
امکان جستجوی سریع در دفتر اندیکاتور بر اساس تاریخ، شماره ثبت، دفتر ثبت، ثبت کننده، موضوع، فرستنده و گیرنده

۲.عدم نیاز به دفتر اندکس

مشاهده لحظه ای مراحل گردش نامه در سازمان با مشاهده درختواره ارجاعات
پاسخگویی سریع به مراجعین براساس اطلاعات نامه با استفاده از جستجوی پیشرفته و فیلتر پارامترهای مختلف
نمایش تاریخ و زمان مشاهده نامه توسط گیرنده در سازمان

۳. عدم نیاز به دفتر ارسال مرسلات

صدور کد رهگیری اتوماتیک و ارائه به مراجعین برای استفاده در پیشخوان خدمت آنلاین
نگهداری سوابق و مشخص بودن گیرندگان نامه در سازمانهای مقصد
استفاده از ایمیل نامه با استاندارد ECE برای سازمانهای مقصد و ثبت آنی نامه صادره در دبیرخانه مقصد
مشخص بودن شیوه ارسال نامه ها و زمان ارسال (پرینت ، فکس، ایمیل ، ECE )

۴. ارسال ساده نامه ها

امکان ارسال فکس نرم افزاری و ارسال سریع نامه ها در نرم افزار
عدم نیاز به نیروی انسانی و موسسه ها برای ارسال نامه ها صادره و تحویل آنی آنها به گیرندگان با استفاده از پروتکل ECE
عدم نیاز به نیروی انسانی برای ارسال نامه های داخلی و تحویل آنی آنها به گیرندگان با استفاده از محیط اتوماسیون اداری

 

۵. ثبت ساده نامه های وارده

عدم نیاز به ارائه رسید به آورنده نامه و امکان صدور کدرهگیری اتوماتیک
عدم نیاز به کنترل نامه و دریافت آنی نامه از فرستنده و نشستن آن در کارتابل دبیرخانه با استفاده از پروتکل ECE
عدم نیاز به ورود تاریخ و شماره ثبت به صورت دستی و ثبت در چندین دفتر
عدم نیاز به دفتر اندکس و وجود قابلیت جستجوی پیشرفته برای سهولت و سرعت در یافتن نامه
عدم نیاز به تفکیک دستی نامه ها برای گیرندگان مختلف و ارسال خودکار آنها در محیط اتوماسیون اداری
عدم نیاز به تحویل نامه فیزیکی و ارسال آن در محیط اتوماسیون اداری به صورت الکترونیکی که با مشخص بودن ارجاعات نیازی به دریافت رسید وجود ندارد.

 

۶. ثبت ساده نامه های صادره

امکان ایجاد نامه، ذخیره پیش نویس و درخواست تایپ در محیط اتوماسیون اداری
امکان ارسال نامه جهت پاراف و تایید در محیط اتوماسیون اداری
نبود الزام به چاپ نامه جهت امضا مدیریت و امکان ارسال نامه جهت امضا در محیط اتوماسیون اداری تحت وب 

نبود الزام برای ثبت و ارسال تمامی نامه ها توسط کاربر دبیرخانه و امکان مکانیزه کردن این فرآیند
عدم نیاز به شماره گذاری دستی و ثبت اتوماتیک در سیستم دبیرخانه
عدم نیاز به نگهداری یک نسخه فیزیکی از نامه و نگهداری اتوماتیک نسخه الکترونیکی آن در نرم افزار دبیرخانه
امکان استفاده از بایگانی نرم افزار دبیرخانه در صورت نیاز برای نگهداری طبقه بندی شده نامه ها
عدم نیاز به منابع انسانی و اتلاف وقت برای ارسال نامه و امکان دریافت آنی نامه توسط گیرنده با استفاده از پروتکل ECE و فکس


منبع:
https://blog.yar.cloud/%da%86%d8%b1%d8%a7-%d8%a8%d9%87-%d9%86%d8%b1%d9%85-%d8%a7%d9%81%d8%b2%d8%a7%d8%b1-%d8%af%d8%a8%db%8c%d8%b1%d8%ae%d8%a7%d9%86%d9%87-%d9%86%db%8c%d8%a7%d8%b2-%d8%af%d8%a7%d8%b1%db%8c%d9%85-%d9%88-%d9%85/